编者按：为加强学校办公室系统工作交流，进一步推动办公室工作的规范化、制度化、科学化建设，切实提高办公室工作的整体水平,6月12日，学校召开了2015年校院办公室工作研讨会。来自全校各单位办公室和机关各部门综合科室负责同志分别做了精彩的交流发言。现将交流摘要编辑整理，以飨读者。
杨永刚（党委办公室、校长办公室主任）遵循服务规律，把握工作重点，忠实履行职责，在继承的基础上全面开创工作新局面，是党委办公室、校长办公室主任这一岗位的不渝追求。学校办公室以理性、阳光、激情的工作理念和规范化、研究型、创造性的发展目标为引领，重点抓了以下四项工作。一是坚持高站位，当好领导参谋和助手。身为兵位、胸为帅谋，注重从学校发展的宏观态势和各个阶段的工作重点，研判和统筹具体工作的轻重缓急。二是精心抓落实，加强对办公室事业的经营。办文在程序、深度上求突破。加强各级公文、密级文件和密码电报的规范管理，提升文件审核与法规服务水平。公文运转持续保持着“零差错”和高效运行。办会在规范、质量上求提高。以“大会务”理念，主动牵头抓总，注重统筹协调，有效凝聚资源。从侧重于现场服务转变为会前谋划、会中服务、会后落实一起抓，努力把重要会议办出质量，日常会议办出效率，对外交往的会议办出形象。办事在细致、效率上求实效。进一步完善日常工作协调、急难重工作联合攻关等工作机制。每一项工作从提出、开展到完成，注重落实执行的章法，讲求效率，线条清楚。三是用心带队伍，锤炼过硬作风。创造“以岗位为荣，以工作为先，以事业为重”的工作环境，坚持交任务与教方法并用、压担子与担责任并重，建设务实强劲的队伍，打造“忠诚、责任、效能”的团队，使办公室真正成为出成绩、出经验、出人才、出干部的地方。四是始终敢担当，坚持对上负责与对下负责相统一。在矛盾面前敢抓敢管，在困难面前勇挑重担。凡是学校班子会议研究决定的事项、领导批办的工作和师生期盼解决的切身利益问题，做到亲临一线、靠前指挥，踏石留印、抓铁有痕。做到在工作业绩上过得硬、廉洁自律上叫得响、改进作风上做表率。
王泽玉（附属医院办公室副主任）附属医院办公室是医院中上传下达、协调左右的服务部门。做好医院办公室工作，一要有责任意识。办公室每天的事务性工作多，有时候对患者一句不负责任的话就可能导致医疗纠纷；一个文件处理不及时，就可能延误一件重要工作；一个电话没有通知到，就可能导致工作衔接不畅，出现混乱。因此，要用一丝不苟、细致谨慎、精益求精的态度去做好每一项工作。二要有前瞻意识。要熟悉和理解上级文件和指示，要有协调科室处理事务的能力，对执行中可能出现的问题与困难要有预见性。三要有服务意识。要热情接待办事、来访的群众，尽力为其解决问题，有意识地收集各个科室的工作动态，为医院建设和管理提供有价值的建议和方案。四要有奉献意识。是办公室份内的工作，要义不容辞的去做；不是办公室的工作，也要做好绿叶和助手。
周丹（针灸推拿学院办公室负责人）办公室的工作状态是展示学院精神面貌的主要窗口。做好学院办公室工作，协调是核心，服务是根本。作为办公室主任，基本要求是准确、及时、保密、求实、灵活。要有应变能力、创新能力、协调能力和办事能力。要具备“敏于行而慎于言”的素质。要具备先做人，后做事的素质，在做好人的基础上再去认真的做事。做人反映了一个人的品质，在工作和生活的方方面面，不仅要吃苦耐劳、爱岗敬业、待人和蔼、与人为善，还要在细节上、小事上注意自身的言行。作为办公室主任，我一直在努力：真诚处事、正直为人；谦逊认真、低调为人；说到做到、诚信为人；刻苦敬业、勤奋为人。
孙茜（职业技术学院、继续教育学院办公室主任）职业技术学院、继续教育学院是两个独立校区，麻雀虽小五脏俱全，办公室的工作纷繁琐碎。做好办公室工作，一是强管理，做好统筹管理，建立可操作性强的工作规程，确立各个岗位和工作的标准和职责，并对工作步骤加以规范，重点要加强督察督办，形成管理促发展的工作局面。二是抓服务，树立“服务为先”的理念，积极延伸办公室工作职能，注重把握办学思路与部门实情的统一，注重原则性、规范性和灵活性的统一，将最大方便给职工和学生。三是求实效,既要从管理上科学规范、加强督察督办，又要有敏锐性、预见性，超前性，更要有良好的人际关系，使工作通顺畅达，优质高效。要有担当，遇事多听、多想、多做，多想解决办法为领导出谋划策，多做细致工作引领带动职工，多进行换位思考把别人的事当成自己的事。
许可（国际交流与合作处、国际教育学院）外事服务内事,内事支撑外事。做好外事办公室工作，要把握好三项原则：导向原则、平等原则和纪律原则。要明确政策导向，对外交往要有政治头脑，始终秉持代表国家、代表学校、代表中国人的主体意识，掌握工作方法，突出工作重点。要坚持平等合作，对外交往不卑不亢，对内要有团队意识，知己知彼，寻求共赢。要遵守外事纪律，谋方法、讲策略，维护国家安全，严守国家秘密。发挥好三项职能：窗口职能、平台职能和基地职能。对外宣传中医药文化，养成从第三视角中寻找解决问题的能力。服务全校师生发展，做好引智项目、对外联络、出访项目、申签报批、信息整合。开展国际交流，培养国际型中医药人才。
王娜（思想政治理论课教研部办公室主任）怎样在工作角色中一如既往履行好岗位职责，这是每个人面对的问题。“态度决定一切”，有什么样的工作态度就有什么样的工作效果。做办公室工作没有良好的心态，是应付不来的。既然当初选择了办公室工作，就要热爱自己的选择。与其拖沓、敷衍，不如用最好的心态面对所有困难和琐碎，以乐观的心态专注于每一项工作，工作效果好了，整个人会更愉悦。“细节决定成败”，“成大业若烹小鲜，做大事必重细节”。细节是组成工作的每一部分，每一个细节是全局的基础。我们的工作虽然无法引人注目，也很难有出彩的机会，甚至有时得不到别人的理解，但是只要我们以积极的态度用心做好每一件小事，关注每一个细节，日积月累，相信我们的付出都会被大家看在眼里，记在心里。
史明忠（档案馆、吉林省中医药博物馆办公室主任）办公室工作无法用量化标准来衡量业绩，只有与时俱进、认真履职，努力创新才能真正发挥办公室的工作职能。博物馆办公室其工作既有办公室的共性，又是围绕高校档案馆、博物馆这一学术机构来展开的，在某种程度上，它的专业性要多于行政性。要善于抓住主要矛盾，掌握高校档案馆、博物馆工作的规律，科学管理，注重调查研究，为档案馆、博物馆各项制度的制定和馆长的决策提供全面的、真实的信息。要强化和落实工作责任，职责落实到具体人身上，执行任务不讲困难，完成任务不打折扣，处理事情不优柔寡断，养成高效率、快节奏的工作作风。善于通过抓牵一发而动全身的工作带动各项其他工作的落实，谨慎对待办公室的每项工作。
林佳彬（党委办公室、校长办公室行政科科长）会前筹备有大小。清晰理解自己承担任务，对会议的流程和整体筹备全面了解，多方联动、无缝衔接。制定的方案要落实到具部门、具体人，让参会人员知道自己该干什么、什么时间干、在哪干、干到什么程度。会前筹备要从小事入手，由繁化简、分解细化。每个会议都是由无数个细节组成的，首要关注能够直接影响会议成败的细节，如会议的影音播放设备。会中服务重分合。会务人员要严守分工，做到坚守岗位、落实到位，善于合作，做到灵活应对、相互补台。会议过程中经常出现一些不可预料的突发现象，比如参会领导会前临时变更，这就涉及到台卡、座椅、备品、会议材料摆放的变动，还有可能涉及到会序、领导讲话顺序的变动，这些都需要沉着冷静地去应对。会后总结抓长短。要触角放长，做到宣传学习、沟通落实。会后总结要敢于揭短，做到相互借鉴、精益求精。
田巍（党委办公室、校长办公室信息科科长）撰写调研信息的五个要领。一要有高度，上层次，就某一问题进行研究分析，从而服务决策、解决问题。二要有情况、有问题、有分析、有对策。要懂得和掌握调查报告的结构。情况—成果—问题—建议式结构，多用于反映基本情况的调研报告；成果—具体做法—经验式结构，多用于介绍经验，提供参考的调研报告；问题—原因—意见或建议式结构，多用于揭露问题的调研报告；事件过程—事件性质结论—处理意见式结构，多用于揭示事件是非的调研报告。三要让事实说话，让材料说话，让数据说话，让典型说话。四要懂得和正确处理观点与材料的关系，观点来源材料，材料说明观点，观点与材料相统一。五要注意把握调查报告的文风，内容要“实”，观点要“新”，篇幅要“短”，语言要“活”。
姜浩然（党委办公室、校长办公室综合联络科科长）接待工作是一项政治性很强的工作，是展示学校对外形象和内涵的重要窗口。一次接待工作的开始，是由收到来访单位或个人的函、电开始，并第一时间汇报主管领导，根据来访人员日程安排，制定接待方案，按照接待方案落实迎送、陪同、食宿、参观等工作，并根据需要协调相关部门配合来访接待。接待完成后，进行费用结算。接待过程中要主动适应接待工作新常态，强化服务、规范管理，树立依规接待观念、沟通协调观念、团队合作观念、宣传学校的观念，做到事前认真细致，事中热情周到，事后总结全面，安排好迎接、座谈、食宿、参观、送行等工作，并搞好协调配合，使各个环节衔接无误，做到迎接引导，沿途介绍；来访会见，安排妥当；座谈交流，服务周到；食宿宴请，妥善安排；参观考察，精心准备；注意送行，善始善终。
