浅谈行政科工作

 

党委办公室、校长办公室行政科科长  林佳彬

 

按照办公室“人人论坛”活动的安排，下面由我对办公室行政科的整体工作情况向大家作汇报交流，我交流的内容主要包括三个方面：

一是对行政科工作的理论认识

二是到岗以来行政科工作的开展情况

三是通过提升科室工作推动办公室整体工作的几点思考

    一、对行政科工作的理论认识

首先是对行政科的工作整体认识：行政科的工作可以简单概括为管理、协调和服务三个方面。

管理工作主要包括对办公设备、固定资产、办公室及校领导的业务经费、信函及传真接收登记、礼品的开发和发放等工作的管理。

协调工作主要包括对各类会议室、会客室的协调使用、公务用车和接待用车的协调安排、值班工作和法定假日的协调安排等工作。

服务工作主要有两个方面，一是对部门内的服务，主要包括各类会议的会务保障工作、学校领导办公室的物品保管和卫生清扫、办公室工作人员日常办公的后勤保障、校领导体检等工作，二是对部门外的服务，主要包括学校报刊接收发放、计划生育工作、义务献血工作、来访人员接待和来电的接听等。

第二是对行政科管理、协调、服务工作的理解和认识，这三个方面工作的关系我的理解是：管理是骨干、协调是核心、服务是根本。在管理工作上不能满足于在日常事务层面上做好领导的助手，还要在办公室的工作理念和建设目标上有自己的思考，并在实际工作中加以贯彻落实；在协调工作上不能以简单的传达领导的命令，完成领导交办的任务为满足，还应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调；在服务工作上要甘当“幕后人员”的角色，耐心细致地开展工作，不可能也不应该成为工作中被关注的“中心”，应该做到“润物细无声”，不抢镜头、不争荣誉。

    第三是行政科工作的几个特点

1.工作涉及范围广、内容杂、要求细，并且大部分的工作都需要协同完成。

2.工作开展具有滞后性。

3.工作效果检验的即时性。

4.工作的突发性。

二、到岗以来行政科工作的开展情况

我是12年暑期来到办公室工作的，到岗一年半以来，作为一个办公室的新兵，在全科同事的帮助配合下，逐步形成了科室人员分工与协作相结合的工作模式，主要做法是参照南京中医药大学办公室的分工模式，以刘春生老师、王小菊老师为内勤秘书，主要负责会务保障、传真收发、总值班安排、会议室音响调控、计划生育等工作，以张钧煜老师为外勤秘书，主要负责报账、请款、来宾接待、固定资产管理、电脑设备调试、礼品发放等工作，李丽和王红云老师负责信函、报刊收发工作，力争做到用适合的人做合适的事。

（一）日常工作的完成情况

管理工作方面：

★利用了差不多一个学期的时间，基本完成了办公室固定资产的自查和登记。办公室的固定资产存量大、情况复杂，并且校领导的办公室物品核查只能在领导休息时间开展，甚至还有02年牵校后遗留在红旗校区的物品仍然登记在册。目前的情况是已完成了大部分自查登记工作，一少部分固定资产仍在查找中。

★利用固定资产的核查，完成了对六楼仓库、复印室的清理和清点工作，提高了库房的利用率，明确掌握了库存物资、礼品的具体情况。

★规范了传真接发登记制度，做到了传真接收有登记、重要传真及时送达。

★学校礼品的发放严格做到出库有登记、有去处。（目前情况还是否保留）

协调工作方面：

★坚持会议室、报告厅使用申请制度，制订了《长春中医药大学报告厅使用管理办法》、《长春中医药大学会议室使用管理办法》，进一步完善了517会议室、北雪会议室、贵宾室、报告厅的科学化、规范化、高效化的使用。

★努力做好各类会议室使用的协调工作。杜绝了会议室使用的重复申请和时间撞车。

★和综合联络科一起认真做好领导公务用车和接待用车的调配工作，车辆调配零差错。

★完善了总值班室的室内环境，铺装的地革、配备了沙发、卫星电视、和电暖气。由王小菊老师负责值班室的维护和值班表安排和值班记录统计工作，现阶段每天电话通知值班人员按时值班。

服务工作方面：

★认真做好会议保障工作，做好会前准备和会后整理工作，为节约开支会议的台卡、背签均实现了办公室内部打印。制作了《会议室、报告厅使用登记表》、《会议室、报告厅设备维检单》，确保每次使用后设备使用情况的核查和登记。

★认真做好学校领导和办公室工作人员日常办公的后勤保障工作。

★其他服务性工作（义务献血、退休人员独生子女费发放等）也基本顺利完成。

以上这些日常工作比较繁杂，工作过程中尤其需要做到细致、耐心，我不是一个特别细致的人，工作能够顺利完成，得益于各位同事特别的行政科各位同事工作中不断的提醒、帮助，在此也向大家表示感谢。

（二）学校重要会议、重大活动和领导交办其他工作的完成情况

★学校重要会议、重大活动中，包括迁校十周年、党建会、校庆、历年运动会、开学典礼中，行政科主要负责会场的布置和活动场地的布置，一年半以来，经历的大事确实很多，揭幕、奠基典礼等等许多工作都是第一次参与，摸着石头过河，让我感到欣慰的是全科同事都能全力以赴，虽然不是每项工作都能圆满完成，但是经过这些大事的历练，我想每个人也都会收获颇多。

三、通过提升科室工作推动办公室整体工作的几点思考

这几点也算是我对本人和行政科全体同事的一个要求和期望，提出来和大家共勉。

（一）要营造一种氛围

就是要营造一种和谐、积极的氛围。大家都在讲团结、团队精神，我想一个团结的、积极向上的团队的建立，首先是要营造一个和谐的、充满正能量的氛围，这种和谐的氛围是要靠尊重、理解、和胸怀来维系的。我当然希望行政科的全体同事们都能尊重我，但不因为我是科长我职位高尊重我，而是因为相互之间的理解和包容的胸怀。我想只有在这种没有猜疑的、真诚的、和谐的氛围中才能真正凝结出所谓的团队精神，才能不断推动我们逐步提升科室的工作水平。

（二）要提高两个认识

1.要提高对自身工作定位的认识

我前面提到的行政科的工作分为管理、协调和服务，其实说到底，行政科工作的实质就是服务，服务的本质是满足别人需要，是一种形式，更是一种态度。我一直把行政科当做办公室的窗口部门，一是行政科的门就在电梯口，大多人到校办来都是先迈进我们的门，二是我们的电话是查询台登记的电话，几乎所有校外人员咨询的电话都是打到我们办公室。所以每个工作人员都要提高对自身工作定位的认识，真正吧服务意识放在心里、落实在行动上，杜绝“门难进，脸难看，事难办”的情况出现。

2.要提高对创新工作方法和内容的认识

办公室的工作虽然要求严谨、执行、令行禁止，但也有很多方面可以灵活应对，不断探索信的工作方法，不断开拓信的工作内容是保持我们工作活力的基础，我想也要从我做起，逐渐摆脱工作中惯性思维的影响、摆脱惰性思想，逐步在创新工作方法和工作内容的过程中提升科室的整体工作水平。

（三）要树立三个理念

要树立忠诚、真诚、竭诚的工作理念，即是办公室工作理念的前六个字。要对事业忠诚，忠于自己的事业说白了也是对自己忠诚，工作其实都是给自己干的，领导的表扬、同事的认可其实都比不过自己的心安理得。要对身边的同事、朋友真诚，只有真诚的相处、真诚的交流才能换来同事、朋友真诚的对待、尊重和帮助。要对从事的工作竭诚，我们所从事的是服务性的工作，最基本的要求就是要竭诚，要对每项工作都认真对待、全力以赴。