浅淡综合联络科工作

 

党委办公室、校长办公室综合联络科科长  姜浩然

 

综合联络科作为办公室新增设科室，在办公室主任以及分管副主任的正确指导下，科室具体工作按计划推进，各项临时交办工作均按时完成。同时，努力提高科室服务水平、工作质量，强化大局意识、责任意识和奉献意识，为办公室整体工作的开展发挥着科室职能。为了更好的促进科室发展，推进各项工作有一个新的进步，结合“人人论坛”研讨相关要求，我代表科室从以下三个方面进行交流发言：

一、对科室岗位职责的理解与认识

综合联络科主要职能是：参与学校的接待工作，负责学校校友会办公室日常事务性工作。

（一）接待工作

接待工作作为学校对外的窗口，代表学校形象。接待水平高低能够集中反映一个学校的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，因此，要正确认识接待工作的重要性，不断强化责任意识、服务意识和奉献意识。接待工作虽然不是中心，但服务中心；虽然不是大局，但牵动大局。因此做好接待工作对学校开展日常科研教学活动，以及联系沟通上级单位、兄弟院校有着十分重要的意义。

随着我国高等教育的飞速发展,高校之间的合作与交流日益广泛,高校的接待工作也逐年增多。作为参与接待工作的科室,我认为，科室应该从健全和完善接待工作机制入手,着力在规范管理、节约经费、强化服务等方面下工夫,注重提升服务质量,倡导文明新风,积极探索和建立规范的公务接待工作长效机制。优质的接待工作,可以展现学校的良好形象,给来宾留下美好而深刻的印象,为学校赢得良好声誉,有助于学校获得社会公众的信任和支持,提高学校在兄弟院校中的竞争力与影响力。

细节决定成败，接待工作更应注重细节，以严谨、细腻的工作作风去完成每次接待工作任务。科室先后完成了学校迁校10周年活动、学校党建思政年会、55周年校庆活动等各类大型活动的接待任务以及常态化各类来访接待任务，同时，作为接待工作的一部分，完成了学校领导出访、出差的机票订购、车辆调度等各项工作，保证了学校各项工作的顺利开展，促进了学校工作的有序，稳步进行。

（二）校友会工作

科室的另一项重要职能，承担着学校校友会的以下几项常规性工作：一是负责校友会办公室日常事务性工作。二是负责各校友分会组织机构的建立健全工作。三是负责校友会网站建设以及日常管理工作。四是负责编印校内交流刊物《中医大校友》。五是负责校友返校的接待工作。

 校友会作为校友与学校沟通交流的桥梁与纽带，在母校与校友的发展方面发挥着不可替代的作用。校友会的主要功能有以下几个方面：第一、加强校友与母校之间的联系，服务校友，服务母校，服务社会，加强校友间的学术交流，提高校友间的凝聚力，扩大学校的社会影响。第二、通过开展各种类型的校友联谊和交流活动，向校友通报学校教育、科研等发展情况，促进人才开发、知识开发、信息开发、高科技开发和国内外学术及中医文化交流等，实现互惠互利共同发展。第三、加强与海内外校友的联系，共同关注、探索和促进学校的建设和发展，为学校的建设、发展筹措办学资金。第四、发动各地校友配合母校做好招生、就业工作，宣传母校，推荐优秀学生报考长春中医药大学。发动社会力量，为学生就业提供相应的咨询与参考，推动和落实学生就业。

校友会办公室在过去的一年中顺利完成如下工作：

1.5月8日，在省教育厅、省民政厅的大力支持下，在广大校友的关注下，长春中医药大学校友会正式注册成立。这是我校发展史上一个重要的里程碑。校友会的成立将以健全的校友组织机构进一步把五湖四海的中医大校友团结起来，增强海内外校友之间以及校友和母校之间的凝聚力，扩大学校在海内外的广泛影响。

2.校友分会建设工作取得了一定进步，组织机构不断完善，校友组织不断壮大，形成了“不断壮大国内校友组织，积极发展国外校友组织”的新格局。在仅仅一年时间里，校友会先后成立国外分会9个，国内分会6个，省内分会10个，校内分会9个。

3.为更好的发挥校友会网站对外宣传、内部联络、信息反馈的功能，同时更好的联系校友、服务校友，扩大校友会的影响力，2013年初我们对原有校友会网站进行了改版升级。优化了页面设置，整合了相关栏目，充实了网站内容，增加了服务功能。改版后的新网站设有校友会简介、各地校友会、校友快讯、母校新闻、校友风采、公告通知、捐赠平台等版块。改版上线后，网站访问量大增，成为中医校友们交流感情、沟通信息的重要平台和精神家园。

4.今年5月，在大家的热切期望中，《中医大校友》正式创刊了，作为内部交流刊物，它向校友们描绘了学校今昔，反映了母校发展和校友活动的动态信息，为各地校友会和广大校友提供了一个与母校心心相系的窗口，提供了一个尽情抒发情怀、寄托思念的精神园地，提供了一个展现校友风采、加强交流互动的平台。

5.配合学校做好五十五周年校庆工作。9月16日，学校纪念建校55周年庆祝大会在四象城剧场举行。我科室配合按照校庆工作的总体安排，做好了校友会一届二次理事会的召开，中医78级毕业三十周年聚会，校友录的编撰，返校校友的接待等一系列工作。为五十五周年校庆工作的圆满完成打下了基础。

二、兄弟院校相关科室的创新做法

我科室在不断寻找自身问题、总结经验、缩短差距的基础上，一方面探索科室工作的新思路、新方法，以促进我科室工作的更好开展，另一方面取长补短，借鉴省内外兄弟院校的工作经验和亮点。

（一）接待工作

南京中医药大学作为全国重点中医药高校，在学校接待工作方面不断探索，积极创新，接待工作在同行业高校中树立了典范，有关做法如下：

1.健全制度,按章办事，使接待工作科学化、制度化、规范化。

2013年12月中共中央办公厅和国务院办公厅印发了由国务院机关事务管理局起草的《党政机关国内公务接待管理规定》,对公务接待的范围、原则、标准、程序、要求、监督等作出了明确的规定。南京中医药大学参照这一规定,结合本地区、本行业的实际情况,制定本单位的具体实施办法,并严格执行,使接待工作科学化、制度化、规范化,做到接待工作有章可循、有法可依。此外,还要加强监督,使接待工作公开化、透明化,推行接待工作信息公开制度，防止在接待过程中滋生腐败行为。

2.整顿作风，寻找差距，增强接待人员的责任感和使命感。

针对工作中存在的作风懒散、事业心责任心不强等现象，牢固树立服务至上和“责任、荣誉、完美”的理念，把做好接待工作作为一种事业、一种荣誉、一种责任，追求接待服务的完美。除加强接待工作的理论学习外，还到各高校进行全面考察学习，学习同行业的宝贵经验。

3.强化自身学习，提高综合素质。

坚持“三个结合”：一是坚持个人自学与集中学习相结合。将学校发展情况以及接待方面的规定、流程、礼仪知识等，打印成册印发给每个人用于自学。在此基础上抓好集中学习，规定每周五下午为固定集中学习时间，除学政治、学理论、学文件、学业务外，每次安排一位同志对有关接待方面的知识和要求进行讲解，达到共同提高的目的。二是坚持理论学习与实践锻炼相结合。针对长期以来存在的接待人员解说功底不扎实、解说不到位这一突出问题，一方面，督促每一位接待员全面熟悉了解学校发展情况，打扎实理论功底，另一方面，规定每月举行一次公开演讲和解说考核，由责任接待员进行解说、讲演，细化考察服务。三是坚持“请进来”与“送出去”相结合。请有关的专家学者以及接待工作做得好的高校的同志，来校讲授接待、服务、礼仪等方面的知识，全面提高接待人员的文化素养和接待服务技能。

4.完善内部管理机制。

管理出效率，管理出接待服务水平和质量。建章立制，进一步完善制度管理体系。制定《高校接待工作手册》，对人员的考核奖惩、责任追究等作出了明确详细的规定。同时，严格接待范围、规格和标准，对来校人员的接待按照有关文件要求，确保接待经费科学、合理、节约使用。为了能使公务接待的收费标准更加科学、合理，还核算接待成本，进行成本分析。

5.狠抓规范化、精细化和人性化服务，努力塑造接待新形象。

接待工作头绪多、要求高，任务重、责任大。细节决定成败，为此，要求每一位接待人员在接待过程中都必须高标准严要求、精益求精地完成好每一项接待任务，切实做到规范化、精细化和人性化服务。实行一对一的服务，使每一个环节都细致周到、体贴入微，使每一位来宾都感受到宾至如归的感觉。追求细节，争创一流服务水准。在每一批接待任务中，我们都会用真心、真意、真情、真诚对待来宾，在“细”字上下功夫，以人为本，提供优质、周到的服务。

（二）校友会工作

东北师范大学在校友会工作方面制度完善、机制健全，建立了成熟的校友会体系，走在了全国各高校前列。主要做法如下：

1.加强校友母校情怀，开展校情校史知识竞赛活动。为了使各位校友更好的了解母校的发展历史和现状，增强其校友情怀和对母校的认同感和归属感，举办校情校史知识竞赛活动。

2. 完善全国校友会信息联络网，建立各地校友会QQ群。为了加强各地校友间的联系，请各地校友信使协助当地校友会建立QQ群，有利于各地校友之间的沟通与交流，进一步促进了校友工作的发展。

3. 定期召开东北地区高校校友暨教育基金工作研讨会。为了加强东北地区各高校校友之间的沟通与合作，促进校友工作及教育基金会事业的深入发展，东北师范大学举办了多次次东北地区高校校友暨教育基金工作研讨会，作为东北地区高校校友工作交流的平台，同仁一起分享工作经验，拓宽高校间合作渠道，创新校友工作项目。

4. 创新校友会工作形式。校友会工作与社会实践相结合。东北师范大学面向全校在校生招募活动志愿者开展2013年暑期社会实践校友寻访活动，根据志愿者暑期所在地，以就近原则进行分组，进行寻访实践活动。旨在加强校友与母校的联系与交流，促进校友会工作的更好发展。对于实践活动中表现突出的志愿者可获得2013年暑期社会实践校级证明。

5.开展东北师大校友音乐作品集征。东北师范大学拟出版校友音乐作品集萃，内容包括校友作词、作曲的歌曲等。例如，公木作词的《英雄赞歌》，吕远作曲的《我们的生活充满阳光》、《克拉玛依之歌》，马可作曲等，陶冶了情操，浓厚了校友文化氛围。

三、谈科室工作的思路

（一）接待工作

1.加强科室工作认识，转变工作理念。

一要强化政治意识。在重大政治问题上，保持清醒的头脑和坚定的政治立场。二要强化敬业意识。要坚持把作风建设作为接待工作的一项重要任务，常抓不懈。具体而言，就是要树立强烈的责任意识，把干事创业与提高服务水平统一起来，立足岗位，勤勤恳恳，树立强烈的务实意识，无论什么时候，都要严谨细致，勤奋务实，不做表面文章，坚持踏踏实实干事，老老实实做人。三要强化奉献意识。搞接待要牢固树立任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献的精神，从严要求自己，经得起锻炼和考验，在艰苦的磨练中充实自身，完善自我，不断提升工作能力和水平。四要强化角色意识。接待部门作为服务性机构，总体上处于从属被动的位置，要注意在具体工作实践中正确把握角色，找准位置，以做好服务、发挥职能为基点，认真履行岗位职责，充分发挥主观能动性，做到主动不盲动，到位不越位，帮忙不添乱，服务不耽误。特别要规范个人的言行，以自身形象的树立来维护领导形象，维护学校形象。

2.认识自身不足，不断改进提高，促进长足发展。

要敢于正视工作中自身的不足与缺陷，发现问题，解决问题，开展批评与自我批评。接待工作虽然纷繁复杂但也有规律可循。根据经验一般概括为“热情、周到、节俭、安全”的原则。接待工作更要讲究幕后准备工作，一要做好心理准备，要做到诚恳、尊重、合作、公平的接待；二要做足信息准备，通过各种途径予以了解来宾的人数、单位、姓名、职务、来意等。三要做好方案准备，拟定出相应的接待方案，方案应包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、接待日程、接待经费和生活安排等内容。

3.根据《党政机关国内公务接待管理规定》有关要求，结合学校实际，制定学校公务接待管理规定，进一步规范学校公务接待制度。

（二）校友会工作

1.建立校友信息联络网。我校友会现在存在着校友联络网不完善的缺陷。目前，仅建有校内各分会QQ群，以后应该加强校友联络体系，建立校外各分会QQ群，加强校友间的联系。

2.举办形式新颖的校友联系活动。我校友会校友间联系不紧密，为此我们要做好校友联谊工作，加强校友间的沟通和联系。如举办联谊活动、校友学术论坛、校友知识竞赛等增进校友与母校情感活动。

3.建立完善校友会机构，扩大校友分会建设。我校友会现在虽然发展较为迅速，但是还存在着个别分会机构不完善，在一定程度上影响了校友会的发展，另一方面还要进一步开展校友分会建立工作，扩大校友分会分布范围，提高学校影响力。

4.继续努力完善《中医大校友》。提高办刊质量，缺少经验，积累经验，缺少素材，挖掘素材，提高刊物的阅读量和认可度。

5.进一步完善校友会理事会成员以及重点校友通讯录。利用短信平台或是电子邮件形式，对学校重大活动，向校友们发出邀请和告知，增进母校与校友间联系。

百尺竿头更进一步。我科室将不断改进工作中的弊端，在不断总结经验的基础上，借鉴兄弟院校的优秀经验，继续秉承忠诚、理性、真诚、阳光、竭诚、激情的工作理念，以饱满的工作热情和严谨的工作态度投入到新一阶段的工作中去，努力完成科室各项工作，开创科室工作的新局面。