办公室工作关键在于提高执行力

党委办公室、校长办公室副主任  徐晓红

经过两天的论坛，听了四位科长从科室工作、体会和对下一步工作的深入思考，觉得很受触动。我们这个队伍组成已经一年半了，一年来我们在不断磨合中完成了一项又一项工作。这期间有汗水、有泪水、有委屈、有欢喜、有胜利后的雀跃。但更多的是这种历练增加了我们人生的阅历、提升了我们解决问题的能力、开拓了工作思路，每个人都有了一定的进步。主任组织这个学习论坛，是为了总结经验、查找不足、思考发展，各位科长总结经验，也思考了科室的下一步工作，今天我主要是总结了一下一段时间办公室工作中发现的问题，为下一步工作提供参考。我今天简单拟了一个题目叫“办公室工作关键在于提高执行力”

执行力简单理解为，将计划变成行动，将行动变成结果。有效利用资源，保质保量达成目标的能力；是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。执行力包含完成任务的意愿，完成任务的能力，完成任务的程度。对个人而言执行力就是办事能力；对团队而言执行力就是战斗力。我们这个部门是领导的参谋助手、学校信息枢纽、综合协调的至关重要的部门。我们这个部门的执行力强弱、高低直接影响到学校各项工作的进程和效果。所以今天我主要从三方面来阐述。

    一、目前办公室工作存在普遍性和个别性问题

   1.示范性作用发挥不够。我们是学校的中枢部门，所以我们每个人都代表一种形象、都应该在各个方面起到示范作用。我们组织关乎学校发展的全校性会议，出席情况不尽人意,组织完就完事不去听不去学习。这不但没起到示范性作用，反而丧失了学习提高的机会。青年干部培训几个科长参加了，培训后组织部的老师曾经就跟我说过，各种发言和拓展活动不主动不表现。因为在别人眼里党校办的同志是排头兵、是同等群体的精英，期望值都很高。这是在对外的工作中。对内的工作中，迟到早退问题，在别的部门可能8：30到，也不会影响正常工作，但我们不一样。我们临时性突发性的工作多，我们服务的对象是校领导，如果校领导到了，我们没到。我们的工作就是失职。这是我们这个部门赋予的特殊性。所以各个科长要起到带头作用，年长的同志要给年轻的同志起表率作用。新学期开学要实行各科室考勤制度。包括请假制度，科长向主任请假，科员向科长请假。正常上下班是最起码的纪律要求。我们每天不但要服务更重要的是从服务中学习领导的工作作风，如何带领大家执行决策、落实部署、带头工作，有些工作必须得亲力亲为，不能做传话筒、甩手掌柜。我们每个人在学校相应的群体内要把党校办的优良作风体现出来，在各个相应群体起到示范作用。

2．激情和斗志不够。办公室临时性、突发性、大型、叠加的工作、会议多，有时就会出现有懈怠的状况。回顾一年多工作，55周年校庆是同事们最有有激情和斗志的一次战斗，针对问题都能够发挥主观能动性，主动去解决问题，主动去思考，所以我们取得了圆满成功。激情和斗志缺乏，往往工作的效率就会下降，工作的成效就不显著了。“人没有一股气呀、劲呀，就走不出一条好路。”每个人都要具备“浩然正气”“ 兴旺人气”“ 睿智才气”“ 昂扬锐气”“ 蓬勃朝气”和“超然大气”。

3. 创新性不够。咱们办公室工作事多、繁琐。尤其是大家刚到校办这一年多，忙于事务性工作多，参谋助手作用发挥不充分，很多时候没能静心研究自己的本职工作，怎么能把自己的一摊工作开展好。一年半过去了，每个人对本职工作已经熟悉了，现在应该沉下心想问题，琢磨自己的业务，创新性开展工作。所以主任举办这个论坛在这个时期很有必要，这个时期开始是我们开始思考自己所承担工作的中转期。

4.忠诚性不够。对于我们部门忠诚性的重要性比其他部门更为凸显。什么该说什么不该说什么该做什么不该做。党校办为我们提供了发展的平台，那么在这个平台上你能跳多高、走多远那就是你自己努力的结果。每个人都要有这种意识你所干的工作是为自己干的，不是给校长、给主任、给科长、给别人干的，是自己给自己干的。经过的历练、得到的阅历、获得的发展都是你自己的。所以对忠诚事业实际上就是忠诚你自己。一个人即使能力再强，失去了忠诚，也会黯然失色。

5.总结经验教训不够。我们现在每次工作，尤其是一些会议、包括接待工作会前的准备工作已经能够细致入微，但因为在工作过程中往往会出现一些临时突发事件。在工作结束后没能很好的总结一下经验教训，尤其是教训、纰漏。每次会后应该总结一下本次会务材料准备的好不好、会务安排有没有纰漏、饭菜质量如何、车辆安排是否顺畅、参观的路径是否顺畅，与各部门各科室沟通协调是否到位等等。这样的总结反思太少，做不到扪心自问，经常性的我们在看其他部门工作时 找别人毛病，未发现自己的问题。如果能每次都做到查找纰漏，这样下一次就会很完美。

6.团结合作、沟通协调不够。科室之间以及我们部门与其他单位之间团结合作、沟通协调还需要加强。在某些问题上人与人之间肯定存在不同的意见和看法，要做到针对事，不要针对人。在以往工作中，对内我们在各科室之间在工作协调方面有时存在为难情绪、存在沟通不畅的现象。各科室要查找自己在团结合作方面的欠缺，各科室之间尤其是个人之间要多沟通、多联系、互相帮助、关心。走出校办在学校的任何岗位大家能是最亲的朋友。年轻同志要多参与办公室集体工作，在工作中增进了解加深合作。对外全校各个单位部门要根据工作负责情况，加强沟通，别总自己经营自己的那三分地。要整合资源促进工作。办公室对外就是一个整体，都是校办工作。办公室跟各部门沟通的事情最多，在沟通协调过程中一定要学会放低身段，共同协商解决，我们没有权利命令别人，更没有权利指挥其他部门。更多的是协作。把每一次跟别人的沟通当作一次展示自己的机会。

    二、怎样才能提高办公室执行力

    粗浅的谈一下我的几点体会：

    （一）树立时间观念

办公室的工作繁多而且临时性工作多，一定要根据办公室目前的工作,分清主次,分清缓急,要学会制定时间顺序表,往往工作行动起来分五个方面重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要、以及浪费时间的事。一定要头脑清晰，分清工作的缓急，有条不紊的完成，养成不拖拉的习惯。在接待工作中，时间环环相扣，有一个时间未按正点来，后面工作会很麻烦，所以成为运筹掌控时间的人，才能让工作得心应手。要做一个守时的人，我们经常通知和召开重要的会议，办公室人员必须提前到会，主动查看会议参加人员是否到齐，各种会议备品是否齐全，确保会议正常开始；凡事打好提前量，才能解决出现的突发事件。

几位科长也提到惰性问题，每个人都有不同程度不同时间段的惰性，必须克服拖延的毛病，今日事今日毕，按照时间进度表在规定的时间内完成该完成的事，办公室大事多、要事多、急事多，放一放就可能忘事，慢一慢就可能误事，拖一拖就可能坏事。所以要有严格的时间观念。

    （二）树立团队观念

办公室能否承接学校大活动、大会议，能否把领导的意图贯彻到学校方方面面，不是靠一个人的力量而是靠整个办公室的团队来完成的，执行力强不强关键看是否有一支合力强的团队。战斗力强的团队一定是具备三种要素，一是融洽的关系。区分工作的场合和生活的场合在业余生活中即“生活场”中，我们应该保持自我，张扬个性，找自己的快乐，做快乐的自己；但对待职业，对待工作，对待权力，我们必须压抑个性，压抑自我。二是合理安排办公室人员的分工，根据每个人的专长，安排其工作，让合适的人到合适的岗位，负责合适的工作，人的潜能才能发挥，。三是有互相补台的意识。对于作为一个部门的副手，我会努力配合主任练好“二重奏”，努力做到异曲同工，和而不同，最终实现“1＋1>2”；整个校办要把大家的工作当作打一场完美的排球赛，互相配合，取得圆满的比赛结果，这样也为每个队员提供了良好的发展空间。

    （三）树立责任意识

  怎样才能把办公室任何一项工作落实的不走样、不降低、不偏离、不延误，这就离不开每个人的责任心，一定要“在其职，尽其责，在本位，尽本分”。我们的工作千头万绪，件件有落实，件件要回音，如果没有一个良好的工作态度，较强的责任意识，马马虎虎，必将影响到工作的落实。责任意识强不强就要看我们是否具备“四心”即细心：能够注重细节，细节决定成败；耐心：不要急躁，欲速则不达；恒心：具有韧性抗压能力，能够经受挫折；感恩之心：常怀感恩之心便会对学校对别人少一些挑剔，多一些奉献和认同。每个人都不要自以为是，一个是把复杂的问题简单化，一旦付诸行动，必然阻力重重；另一个是把简单的问题复杂化，使其横生枝节，增大解决的难度。用手做，只是“做了”，用心做才能保证“做好”。

    （四）树立回音意识

  我们的工作有上级督办的、领导交办的、部门协办的、基层单位请求办理的，所以在工作中增强服务意识，做到事事有回音，件件有落实。领导交办的工作要在第一时间落实安排，第一时间给领导答复，让领导心中有数。基层反映的问题要第一时间反映给领导，不能在办公室积压，领导作出批示后要在第一时间反馈给基层单位，保证工作的流畅性。上级督办的要第一时间按照要求完成好。

    （五）提高业务能力

  在忙于事务性工作同时，要注重自己业务能力的提高。对于自己的工作要善于总结和研究，不能等、靠。要对自己科室工作、负责工作有自己的想法和思路。此外不要忽略自身专业素质的提高，学历的提高，拓宽自己发展空间。

    三、提高办公室执行力的保障

    为了保障工作的落实，下一步在具体工作中要形成四个机制：

    （一）监督机制

今后工作中我认为积极调动科室积极性主动性，主任也倡导具体工作科室承办制，以后具体工作要实行科室工作联动单，落实任务问责制，要将责任追究落实到具体的岗位和人员，在哪个环节出问题就追究哪个环节的责任，问题出在哪个人身上就追究哪个人的责任。保证决策落实到位。

    （二）规范机制

没有规矩不成方圆。狠抓制度是关键尤其是办公室工作复杂、责任大，工作中会遇到很多界限不清的问题、事件。我们将围绕大学章程、部门工作等制定细致的制度和规范，使具体工作有章可依。把办公室看作一条“生产线”，重点是要围绕做什么、谁来做、怎么做，把每一项工作分解成一个个相互连接的环节。一环一环紧扣，一人一人交接，一层一层把关、一级一级负责，做到任务到岗、责任到人，以每个岗位，每个流程，每个环节、每个人员的严谨有序，确保工作规范优质高效，进一步确保执行力度精确到位。

    （三）学习机制

办公室工作面广、领域宽、影响大，要不断加强内涵建设，积累各方面的知识和能力，才能胜任工作。一方面通过请资深人士讲座、座谈、参加会议，增长知识，提高业务能力，开阔视野，提高工作水平，减少前进的弯路；另一方面，通过对每一项工作结束后总结，发现问题，查找漏洞，及时总结，避免下一次犯同样的错误。

    （四）创新机制

只有创新才能发展，创新工作方法，提升服务水平，重点是要在“速、精、细、真、实”五字上花力气，下功夫，求实效。“速”，就是工作运转快，行动迅速，效率高。“精”，就是工作　要树立精品意识，不管办文、办会、办事，都要精心谋划，精心组织，精心实施，力求办出特色，办出水平。“细”，就是工作要细致入微，没有想不到的，只有做不到的。“真”，要有较真的态度，事事要较真才能保证不成差错，将问题解决在萌芽中。“实”，就是踏踏实实做人，老老实实做事，干实事，实干事。

以上粗浅的谈了一下，很多是自己的感觉和感受，感谢这一年半大家相扶走过来，感谢大家对我的帮助和支持，在未来的工作中，大家还要一如既往的弘扬我们办公室的战斗精神，做好各项工作。