建设一个有内涵的办公室，树立机关窗口新形象 

党委办公室、校长办公室主任   杨永刚

 

一所大学有没有魅力,在于它有没有一种精神、一种文化，在于她有没有那种曾经发生在校园里的让人们铭记于心的故事。2012年6月以来，一手抓服务学校中心工作，一手抓部门自身建设，鼓足前进动力，保持蓬勃活力，与办公室同事并肩战斗：从世界中医药学会联合会中医手法专业委员会成立大会到2012年暑期大连处级干部务虚会，我们积累了异地组织办会、多任务叠加落实的经验；从学校主体迁入净月校区10周年庆典活动到55周年校庆，我们积累了锤炼队伍敢打硬仗的经验；从国家中西部高校基础能力建设工程项目申报材料到党政主要领导讲话、言论，我们积累了起草“大材料”的经验；从市保密工作检查到省属高校依法治校检查，我们积累了重要工作组织落实的经验；从聘任王皓客座教授仪式、承办各级各类兵乓球赛到承办全国高等中医药院校党建与思想政治工作研究会第22次年会，我们积累了与各单位协同运转、团队作战的经验；从制定各级各类岗位与工作职责到制定大学章程，我们积累了服务大局综合协调的经验；从运动会到开学毕业典礼，我们积累了常态工作规范运行的经验；从办公室日常的办文办会办事到领导交办的重要事项，我们积累了的统筹布局、协调联动的经验，等等。参与这些工作，将会成为办公室发展史上铭记于心的故事！通过这些重要工作，对办公室这个单位而言，形成了一套制度规范、锤炼了一支过硬队伍、凝聚了一股全新风气、创造了一种机关文化。对于我们个人而言，切身感受了真情，澎湃了激情，付出了智慧和汗水，得到了锻炼和提高。应该说，今天的长春中医药大学办公室各项工作不断规范，服务水平和质量不断提高。这些都是学校党委正确领导的结果，是全校各单位、各部门鼎立支持的结果，是办公室全体同事共同努力的结果，也是上几届办公室主任打下坚实基础的结果。对此，我们每一个办公室人都要有尊重历史贡献的胸襟，有放眼未来的信心，有敢于担当的决心。

按照办公室人人论坛的总体安排，我发言的题目是“建设一个有内涵的办公室，争创学校事业发展的排头兵”。为什么立这样一个题目？总的考虑：带领大家怎么干、为什么要这么干、以什么样的精神状态干、干到什么程度和水准。我体会，无论我们做什么事情，承担什么样的任务，用心思考、潜心研究、总结规律、运用规律，永远都是打开事业新局面的重要环节。这也是举办办公室人人论坛的目的和初衷。

一、对有内涵的办公室的理性认识

当前，学校改革发展进入关键时期，深入实施以内涵式发展为主，不断将事业做精做特做强的发展战略。学校发展需要办公室提供更多、更好的政务服务,当好领导的“外脑”。这就需要办公室既要有办事能力，又要有能为领导出谋划策的能力；既要能迅速完成领导交办的任务，又要能从工作中摸索出规律和提出工作建议，提高工作质量；既要熟悉本校管理方面的工作，又要熟悉和掌握教学、科研、医疗等工作的规律。因此，提出建设一个有内涵的办公室这一目标，是与学校发展的总要求相适应的。

我理解，一个有内涵的办公室，起码要有以下几个层面的涵义：一是有没有共同的愿景；二是有没有团队的价值追求；三是有没有承担的责任与使命；四是有没有力量的凝聚；五是有没有制度文化；六是有没有过硬的队伍。

我们的共同的愿景是建设服务型、创新型、事业型办公室。

我们的价值追求是理性、阳光、激情。

我们的责任使命是参与政务、综合服务；牵头抓总、调研咨询；统筹协调、组织实施；督促检查、催办落实。

我们的力量凝聚是充满智慧、充满活力、充满激情。

我们的制度文化是规范化、研究型、创造性。

我们的过硬队伍是讲大局、重协作、敢担当；讲科学、重落实、能成事；讲奉献、重质量、树标杆。

二、怎样建设一个有内涵的办公室

（一）工作思路

服务中心全局，把握重点工作，探索工作规律，全面开拓创新。

（二）工作抓手

1、树形象，建设强劲队伍。办公室处处都是窗口、人人都是形象。办公室的岗位是学习的岗位、锻炼的岗位、成长的岗位。只有干得多、经历得多，才能学到得多、走得稳、成长得快。要坚持自加压力，注重学习和研究。自觉地把学习当做生活的需要、人生的滋养、履职的责任，通过学习切实改造思想、提升能力、促进工作。要把握学校发展趋势，研究高等教育规律、中医药发展规律、教学研究型大学建设规律，努力拓宽领导思路，提高参谋服务层次。要善于研究，用研究的状态狠抓学习，用研究的视角开展调研，用研究的思维探究规律。对各个岗位和科室实行点、线、面分工负责制。定期开展办公室工作研讨和“人人论坛”，加强办公室文化建设。坚持交任务与教方法并用、管事与管人并行、压担子与担责任并重，真正培养文稿写作的高手、综合协调的能手、搞好服务的多面手，使队伍靠得住、敢担当，本领强、能负重，有作为，努力走在前列、做出表率，使办公室真正成为出成绩、出经验、出人才、出干部的地方。要努力营造各得其所，心情舒畅，忘我工作的良好氛围，多看人的长处，发挥人的长处，肯定人的长处，关心每个人的进步成长，形成合作、和睦、和谐的共事文化。让每位有过办公室工作经历的同志在这座熔炉里锻造后，深深地打上办公室文化的烙印，无论今后身处何种工作岗位都能始终保持办公室的优良传统和作风，增强每个人的成就感、归属感和集体荣誉感。

2、高站位，身为兵位胸为帅谋。眼界决定境界。眼界宽，才能站得高、看得远、像得深；眼界宽，才能观大潮、顺大势、顾大局。而眼界的宽度、视野的广度，关键取决于一个人思维的高度和深度。面对学校事业的快速发展，办公室既要做到“参之有道”，能提出具有较高的政策理论水平的建议；又要做到“谋之有方”，能准确把握领导的工作意图；还要做到“言之及时”，增强建言献策的主动性和预见性。要认真分析和判断学校所处的方位与座标、优势与条件，理性把握学校发展的宏观态势，深入研究和思考学校长远发展的重大问题，全面掌握校领导对有关工作的思想、思路，抓住领导思想的“闪光点”，缩小与领导的“思维差”。对党委重大决策部署和师生的热点难点问题，深度挖掘鲜活经验，展示基层工作亮点，编印好《中医大工作交流》，适时汇编专集《亮点——长春中医药大学典型经验》。使办公室在认清发展学校大势上更清醒，遵循发展规律上更自觉，服务全局工作上更主动。

3、抓统筹，加强对办公室事业的经营。提高统筹能力，加大协调力度，凝聚各方面力量共同推进工作是办公室的职责所在。在横向协调中，发挥好服务作用，按照领导授权，牵头抓总，组织联络，调度指挥，实现各个环节的有效衔接、有序运转；在纵向协调中，发挥好中枢作用，盘活资源，争得领导，赢得支持，善于协调能够完成工作任务的人；在内部协调中，发挥好指导作用，坚持靠制度管人，按规矩办事，做到日常工作定期沟通、重大活动统筹安排、紧急情况联合处置，围绕中心、同向运转、合力推进，实现工作效能的最大化。在对外协调中，加强与省市高校工委、教育厅、卫生计生委、中医药管理局等办公室以及省内高校、全国中医药院校办公室交流。加强与学院办公室的联系和沟通，发挥学校办公室的辐射和引领作用，逐步实现学校行政管理服务一体化、规范化、专业化，推动全校办公室运转有序、协调有力、督办有效、服务到位、均衡发展。

4、高标准，推进工作制度化科学化。进一步规范政务、事务和服务的方式和程序。工作程序实质上是工作制度的具体化，按照工作程序去做，就会使一项复杂的工作变得富有条理性。对常规性、规律性、阶段性工作，超前谋划，心中有计划、手里有方案；对实际工作中出现的突发状况，提高预见性，做好预案。对学校的各项工作不等领导催办，要主动督办、主动反馈、主动落实，妥善处理各种工作关系和公共关系，不因办公室工作不到位而分散甚至牵扯领导精力。完善日常工作协调、急难重联合攻关、重要事项抓落实等工作机制。公文运转要长期持续保持“零差错”和高效运行。文稿起草要有思想、有创意、有亮点，使受众听懂、能记住、能使用，准确体现领导意图，如实反映基层情况，集中展示学校工作。信息服务要讲时效，重质量，善于在调研中挖掘深度信息，在基层报道的材料中提炼经验信息，从师生关注的问题中筛选建议信息，从师生的所想所盼中捕捉献计献策信息。调查研究要提升质量，努力拓宽领导思路，努力使更多的调研成果进入领导的决策视野，转化为服务师生、推进学校发展的举措。在办会方面，要善于把成功做法经验化、零星探索系统化，从侧重于现场服务转变为办会前谋划、会中服务、会后落实一起抓,特别是对需要多个部门和单位共同组织的会议活动，牢固树立“大会务”工作理念，主动牵头抓总，搞好沟通联系，建立时间倒逼机制,实现无缝对接、有序运转，努力把大型会议办出水平、日常会议办出效率、对外会议办出形象。在办事方面，强调规则意识、程序意识、制度意识、廉洁自律意识、群众意识，进一步规范政务、事务和服务的方式和程序。提升工作标准，既抓基础、抓常规、抓日常运转，更紧紧围绕重点工作抓突破、抓改进、抓创新，向高标准、精细化、规范化看齐。

5、担重任，不折不扣执行落实到位。一个组织的生命力来自于执行力，一个组织的作为取决于执行力。我们不缺少雄韬伟略的战略家，缺少的是精益求精的执行者；决不缺少各类管理规章制度，缺少的是规章条款不折不扣的执行者。对办公室而言，抓落实是一种政治品质。办公室没有台前的辉煌，只有幕后的艰辛；没有显赫的名位，只有无私的奉献。一要把握领导意图和决策思路，提高落实执行的水平。把学校的中心工作、领导交办的重要事项和协调落实的关键环节紧紧抓在手上，贯彻工作始终，提出合理建议，选择合适的载体，制定可行的方案，使办公室既“沉得下来”抓具体，又“跳得出去”谋大局；既注意从宏观上全面把握学校的办学规律、日常工作的运转规律；又注意从微观上，按程序、按规矩办文、办会、办事。二要强化规范意识，注重落实执行的章法。任何一项工作从提出到开展到完成，都要明确每个环节的责任人、责任范围及工作目标，在执行过程中要做到不漏人、不落项，切实解决“谁来落实、怎么落实、何时落实”等问题。三要主动作为，确保落实执行的质量。积极落实别的处室不能办、协调别的处室不能协调、带有综合意义、涉及学校全局的事情，能办的事立即办，不能办的解释清楚，不断提高工作成效。

三、如何做到人岗相适

（一）如何当好办公室主任

13年来，伴随着学校跨越式发展，我由一名学生到一名教师，由一名普通工作人员到科长，由副主任到主任，经历了学生教育管理、共青团、机关综合部门等多岗位锻炼。13年来，感受更多的是一种责任担当、一种奉献情怀、一种价值追求。我经常告诫自己，对组织要知恩图报，对自己要知足常乐，对同志要知心诚意。对自己而言，变的是岗位，不变的是心态；变的是思路，不变的是精神。特别是七年的办公室工作经历，体会与收获可以概括为三句话，秘书科科长岗位：岁月留下痕迹，事业蕴含真情；办公室副主任岗位：责任诠释使命，奋斗镌刻理想；办公室主任岗位：用精神的力量、思想的力量、时间的力量、凝聚人心的力量，将办公室工作做得既有意义更有意思！

岗位是工作的平台，也是人生的舞台。对我来说，履行好岗位职责，不辱使命，既是无上光荣，又是沉甸甸的责任。办公室主任，对上是秘书;对下是首席秘书，处于兵头将尾的轴心位置。在创建一流中医药大学的重要发展阶段，学校办公室主任展示什么样的形象，树立什么样的作风，做出什么样的实绩，学校各级组织寄予了厚望，师生员工充满着期待。我对自身的要求是做一个肯吃苦、能成事、敢担当的主任；做一个讲科学、重实践、有作为的主任；做一个谋发展、树标杆、做表率的主任，打造服务型部门、创新型部门、事业型部门。具体体现以下三个方面：

一要立足岗位，突破瓶颈，彰显作为。准确把握学校发展趋势，不断探索常规工作规律、重点工作衔接节点和关键程序，推动部门运转有序、协调有力、服务到位。认真研究、科学论证学校改革发展的重大问题与重要工作，为学校顶层设计提供高质量的决策咨询。

二要营造事业发展环境，形成整体工作合力。做到对同事诚心，对师生热心，对岗位有情意，对工作有创意。抢占事业发展先机，在服务中显示实力，在工作中形成动力，在创新中增强压力，在与人交往中凝聚合力。

三要锤炼过硬作风，树立崭新形象。形象是素质的外在表现，素质是形象的内在支撑。建立有利于突显部门工作理念、工作作风、精神风貌的管理措施，用过硬的部门作风树形象、强队伍、促工作，真正适应学校发展的新要求。

四要清廉正派。严以律己，做到慎言、慎行，慎独，在自己的思想上、修养上、学习上、工作上成为机关干部的表率。

（二）如何当好办公室副主任

一要摆正位置。按照岗位职责分工，做好主任的助手，抓好办公室日常建设。

二要服务大局。对分管的工作，注重调查研究，主动参与，积极谋划，坚持高标准，高质量，提高参谋服务水平。

三要切实强化执行能力。认真领会领导意图，用心落实领导授权的专项工作，使分管的工作有规划、有思路、有抓手。

四要独挡一面。在学校重点工作中，在日常本职岗位上，勇挑重担，恪尽职守，保证办公室的协调性和整体性。

（三）如何当好办公室科长

科长首先是“秘书”，然后是“科长”，做好秘书是当好科长的前提和基础。

一要忠诚负责。要强化大局意识、规范意识、细节意识，按质、按量、按时完成各项工作任务。对领导交办的工作要不折不扣的落到实处，见到效果，干出水平。例如对文字工作，我理解是，完成任务是最起码的层次，领导满意是应达到的层次，精益求精才是最高层次。做到精益求精，就是对组织的忠诚，对组织的责任。

二要勤学多思。办公室是最能检验思想“含金量”的地方。做好办公室工作，要上知政策，下知“民情”，吃透“两头”。 要用心把握领导意图，用心落实工作，做一个有心的秘书。要把学习作为一种政治责任、精神追求和自觉意识，不断向实践学习，虚心向领导和同志们学习，注意积累有关办公室工作资料，收集高教战线好的经验与做法，从更深层次上进一步加深重大理论和政策的认识和把握。

三要团结奉献。对一个干部来说，懂团结是大智慧，会团结是大本事。我体会，当一个人以一颗公心去协调做事的时候，他不仅会得到方方面面的支持，也会结交一批朋友，建立深厚的感情。对于一个科长来说，就要站在有利于工作，有利于事业发展的立场上，营造团结的氛围，在团结中干事业，在干事业中团结，实际行动关心每一个人的身心健康，关心每一个人的的日常生活，每一个人的进步成长，让每一个人体会到科室大家庭的温暖，使大家乐在其忙，忙在其中，也乐在其中。

四要注重细节。细节决定成败。细节的积累就是生活、就是学习、就是工作、就是我们的每一天。重视细节就是对生活负责，对工作负责，对事业负责。我觉得办公室工作服务性、辅助性的特点决定了办公室工作就是一连串的细节。这些细节包括写好一篇文章、搞好一次调研、做好一个方案、接好一次电话、下好一次通知等等，它时效性强、标准高、要求严谨。而且这些工作都是默默无闻的，有时甚至不被人感觉到。做好这些细微、琐碎的工作，要重视细节，要“零差错”，才能保证学校工作规范、高效运转。

（四）如何成为办公室的优秀成员

选择是一种托付，也是一种担当。忙碌一周后，我们要回想这一周自己都干了哪些事，哪些干得好，好在哪儿？哪些干得不那么好，失误在哪里？进行有针对性的思维、分析，并采取相应的措施。要养成“周末回头看”的习惯。

在与领导打交道的时候，要想一想自己是否最大限度地领会了领导意图；是否高质高效地完成了领导交办的工作；是否为领导提供了真实的、有价值的、有见地的决策信息。

在与各单位、机关各部门打交道的时候，要想一想自己是否为对方的工作提供了应该提供的条件；自己还能为对方做些什么。

在与办公室同事打交道的时候，要想一想怎样帮助同事解决问题；自己是不是理解了同事的苦衷。

总之，我们要在奋斗的过程中学会积累，学会用平和的心态客观的看待事物，就能逐步变得稳健成熟。

以上，是我的一些思考与认识，请大家批评指正。